Knos - TeamSystem
Document management system, l'evoluzione della gestione documentale

Document management system e Archiviazione Documentale

Digitalizzazione dei documenti, archiviazione e conservazione

Il document management system , offre tutti gli strumenti necessari per digitalizzare, conservare e scambiare documenti digitali, in conformità con le normative attuali e i futuri aggiornamenti.

La soluzione garantisce la gestione completa dell’intero ciclo di vita del documento, compresa la trasmissione e la conservazione digitale a norma di legge, migliorando la qualità e l’efficienza degli operatori con strumenti web pensati per chi li deve usare.

Il dms è il supporto tecnologico per migliorare la costruzione, gestione e controllo di tutti i processi documentali in digitale che si organizzano all’interno di ogni azienda.

Infromazioni Gestite
Knos gestisce file elettronici di qualsiasi natura, genrati dalle applicazioni utilizzate in azienda (e-mail, Offcie, etc.) e dagli ERP del gruppo TeamSystem.

Sviluppato originariamente per affrontare e risolvere le problematiche di egstione della docuemtnazione, nella sua attuale versione permette di organizzare meglio il lavoro, apportamdo maggiore efficienza all'azienda.

Struttura delle inoformazioni
Knos provvede ad archiviare e classificare le informazioni in 'fascicoli virtuali' detti pubblicazioni. All'atto dell'archiviazione in Knos ogni documento verrà classificato in base alla sua tipologia docuemntale (ad esempio 'offerte', 'prgetti', 'e-mail', 'fascicolo qialità', etc.) e quindi pubblicato nella procedura; ogni pubblicazione può comprendere uno o più docuemnti (ad esempio; documenti PDF ed e-mail in formato elettronico), alcuni dati che la classificano (gli 'attributi': ad esempio cliente/fornitore, oggetto, data, etc.), e una serie di riferimenti (link ad altri tipi di documento archiviati tramite applicativo).L'archiviazione di tipologie documentali in Knos consiste quindi nel riunire in un'unica pubblicazione attributi di ricerca, documenti e riferimenti significativi (ad esempio la sequenza documentale ordien cliente/DDT/Fattura generata dagli ERP del gruppo).

Funzioni Principali

      • Gestione dei Flussi:
        Tutte le attività in entrata e uscita, compresi i documenti pervenuti mediante i flussi digitali (PEC, Mail, FAX, ...), sono sottoposti a registrazione di protocollo. Ciascuna attività segue un flusso di lavoro secondo dei livello di accesso e delle policy completamente personalizzabili.
      • Gestione Organigramma:
      • Implementa la struttura dell'ente /azienda e la struttura delle posizioni di lavoro, uffici e personale.
    • Gestione Documentale:
    Gestisce la scansione di documenti cartacei e archiviazione dei documenti in formato digitale, la fascicolazione, la gestione dell'archivio digitale, la conservazione dei contenuti digitali. I documenti sono catalogati con i metadati di riferimento.
    • Scrivania virtuale:
    • Gestisce una scrivania virtuale dei flussi di lavorazione delle pratiche. La scrivania visualizza la lista delle attività di propria competenza da svolgere (dell'operatore che accede al sistema). L'avvio dell'iter di lavoro può avere origine da un documento protocollato o da documentazione interna non soggetta a protocollazione.
  • Monitoraggio dello stato dei procedimenti e loro storicizzazione:
      La funzione consente il monitoraggio delle attività e dello stato dei processi.
  • Gestione PEC/mail:
    E’ possibile protocollare tutte le PEC e/o mail ordinarie in entrata, acquisendo digitalmente i documenti, direttamente dall’interno dell’applicativo. Inoltre è prevista la possibilità di protocollare e archiviare PEC in uscita e di inviare notifiche ai dipendenti o a soggetti terzi.

Punti di forza

  • Migliorare l’organizzazione:
    il DMS supporta le organizzazioni che vogliono controllare e monitorare il loro flusso documentale, con l’obiettivo di velocizzare la condivisione dell’informazione dentro e fuori l’azienda
  • Centralizzare e condividere:
    Avere un unico punto dove raccogliere dati, organizzarli, catalogarli per poi condividerli con tutta la Supply Chain aziendale, è uno degli obiettivi principali di DMS
  • Trasversalità tra i reparti:
    tutti i reparti aziendali possono in maniera semplice, veloce e controllata accedere ai documenti
  • Sicurezza:
    qualsiasi documento è gestito in totale sicurezza, profilando gli utenti e le politiche di accesso ai documenti, e disegnando attraverso il workflow il percorso approvativo che deve seguire all’interno dell’organizzazione
  • Riduzione dei costi:
    utilizzare il DMS ha un importante impatto sulla gestione del tempo di ricerca, trattamento e archiviazione del documento. (ultima slide spiega in dettaglio il valore di questo risparmio)
  • Efficientamento:
    il DMS oltre a migliorare l’organizzazione ha impatti positivi sul servizio offerto ai clienti e sulle relazioni con le istituzioni.

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